Rattaché(e) à la Responsable des Services Généraux, vous êtes un véritable couteau-suisse et travaillerez en équipe sur la gestion des bâtiments, des approvisionnements, du parc automobile, des déplacements, etc.

Vos missions seront les suivantes : 

• Assistance administrative aux Services Généraux :
  • Gérer la réservation et le suivi des déplacements professionnels avec l'appui de l'hôte d'accueil
  • Gérer le courrier et les colis entrants et sortants avec l'appui de l'hôte d'accueil
  • Tenir et mettre à jour les tableaux de bord du service, rédiger des procédures simples
  • Gérer les commandes de cartes de visite
  • Assister à la gestion des factures prestataires et fournisseurs sur SAP
  • Gérer le classement et l'archivage du service

• Assistance à la gestion du parc automobile :
  • Tenir et mettre à jour l'outil de gestion de flotte
  • Gérer les amendes
  • Déclarer et suivre les sinistres
  • Assurer la logistique et la communication des mouvements de flotte (livraisons, restitutions, réattributions, convoyages)
  • Tenir la base documentaire (cartes grises, assurances, infos permis, chartes conducteurs, contrats et avenants)
  • Assurer le relai avec les collaborateurs sur le terrain (téléphone, mail et courrier)

• Assistance à la gestion des infrastructures :
  • Veiller au bon fonctionnement des équipements et matériels
  • S'assurer de l'approvisionnement des stocks (fournitures bureau et courrier, convivialité, hygiène, etc.)
  • Veiller au maintien de l'ordre (rangement des salles de réunion, évacuation des encombrants, etc.) et au respect des consignes (sensibilisation des collaborateurs)
  • Gérer le contrôle d'accès (badges)
  • Prévoir et assurer le suivi des interventions des prestataires extérieurs (manutention, maintenance, travaux, hygiène, sécurité, etc.)
  • Gérer le calendrier des réservations des espaces de réunion et coordonner les actions de mise en place du mobilier en fonction des besoins
  • Apporter un soutien logistique à la préparation et au suivi des déménagements internes ou changements de mobilier

• Vous êtes reconnu pour votre aisance relationnelle et votre sens du service.
• Vous êtes pragmatique, sachant faire preuve de réactivité et d'adaptabilité, capable d'anticiper les situations et être force de proposition afin d'apporter des solutions concrètes.
• Vous êtes ponctuel, disponible, organisé et avez une bonne gestion des priorités.
• Vous êtes à l'aise avec le pack office et disposez du permis B.
• Votre niveau d'anglais est opérationnel (espagnol ou italien un plus).
• Vous justifiez d'une première expérience d'au moins 2 ans sur un poste similaire (gestion des bâtiments, flotte automobile, réservation de déplacements).
• La connaissance de SAP est un plus.